Adjoint(e) administratif(ve) principal(e), Recherche clinique / Senior Administrative Assistant, Clinical Research

Job Description

Adjoint(e) administratif(ve) principal(e), Recherche clinique

Joignez-vous à notre équipe en tant qu'adjoint(e) administratif (ve)principal(e) en recherche clinique. Ce poste relève du Directeur Exécutif de la recherche clinique et offre l'occasion de contribuer à un milieu de travail efficace et organisé tout en offrant un soutien général à l'équipe. Si vous recherchez un poste où vous pourrez utiliser vos capacités d'analyse avancées, votre jugement indépendant, votre créativité et vos compétences en résolution de problèmes, c'est l'occasion idéale pour vous.

Les fonctions principales du titulaire du poste incluent, entre autres, les suivantes :

• Apporter un soutien administratif général selon les besoins.
• Coordonner et réaliser plusieurs tâches tout en comprenant les principes de chaque projet et les compétences techniques liées aux tâches qui lui sont attribuées.
• Réaliser ou achever différentes tâches qui lui sont attribuées et nécessitent une capacité d'analyse approfondie, un jugement autonome, de la créativité et des compétences en résolution de problèmes.
• Colliger et analyser des renseignements confidentiels, préparer des rapports, des présentations, des ordres du jour et de la correspondance de degrés de complexité divers.
• Concevoir des rapports, des présentations, des tableaux, des graphiques et des éléments de correspondance et faire des recherches préliminaires en utilisant les logiciels appropriés.
• Coordonner des projets spéciaux.
• Gérer le processus de paiement des fournisseurs, notamment les bons de commande, réconciliation des demandes d'achat, le traitement des factures et le suivi des questions connexes.
• Assurer la gestion des cartes de crédit d'entreprise (p-Card et cartes pour les réunions) et le traitement des rapports de dépenses connexes.
• Tenir à jour le calendrier et l'horaire quotidien du directeur administratif, organiser les réunions et prendre les dispositions nécessaires pour les déplacements.
• Interagir avec des membres de la haute direction, tant à l'interne qu'à l'externe, que ce soit à l'échelle locale ou mondiale.
• Aider le directeur administratif dans le suivi des budgets et des rapports de cumul annuel, ainsi que la préparation des comptes de régularisation si nécessaire. Ouvrir des bons de commande, s'assurer de l'exactitude des factures reçues et mettre à jour les soldes des bons de commande en temps opportun et de façon précise.
• Organiser les réunions du service et les visites à l'étranger au besoin (notamment en coordonnant la logistique des déplacements).
• Tenir à jour la base de données des absences et des congés.
• L'adjoint(e) administratif(ve) principal(e) doit connaître parfaitement toutes les politiques de notre compagnie, notamment le Code de conduite de notre compagnie, " Nos valeurs et normes ", et s'y conformer.

Qualifications, compétences et expérience:

Exigences/Requis :

• Diplôme d'études collégiale en bureautique ou l'équivalent
• Plus de cinq années d'expérience pertinente
• Une connaissance approfondie de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook) est essentielle
• Connaissance de SAP/COMET
• Compétences linguistiques : Bilinguisme (français et anglais), à l'écrit et à l'oral
• Capacités à communiquer de manière professionnelle dans des environnements virtuels et en personne.
• Capable de travailler dans un environnement en évolution rapide avec des demandes de multiples parties prenantes avec un éventail de personnes et une compréhension des différences culturelles.
• Débrouillard et autonome.
• Excellentes compétences organisationnelles et administratives pour gérer diverses activités de soutien au bureau et sur place.
• Forte capacité à identifier, améliorer et suivre des processus et des procédures spécifiques.
• Expérience avérée dans la maximisation de l'efficacité d'une entreprise ou d'une organisation.
• Compétence à assurer le bon fonctionnement des installations, du bureau et des services de soutien aux entreprises.
• Solides compétences en résolution de problèmes pour identifier et résoudre les problèmes dans les installations et les services de soutien aux entreprises.

Atouts :

• Expérience en traitement des cartes de crédit d'entreprise
• Expérience de SAP : Rapports de dépenses, bons de commandes et demandes de paiement, formulaires d'ajout de fournisseurs

Conformément à la Stratégie de milieu de travail hybride de notre entreprise, ce poste sera exécuté au moyen d'une combinaison de travail à distance et de travail en personne (siège social de Kirkland) en fonction de la nature du travail à effectuer.

Nous sommes fiers d'être une entreprise qui embrasse la valeur de rassembler des personnes diversifiées, talentueuses et engagées. La façon la plus rapide d'innover est de rassembler des gens de diverses opinions dans un environnement inclusif. Nous encourageons nos collègues à remettre en question avec respect les problèmes de réflexion et d'approche de l'un et de l'autre. Nous sommes un employeur souscrivant au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et nous sommes déterminés à favoriser un milieu de travail inclusif et diversifié

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Secondary Language(s) Job Description:

Senior Administrative Assistant, Clinical Research

Join our team as a Senior Administrative Assistant in Clinical Research. This position reports to the Executive Director, Clinical Research and offers an opportunity to contribute to an efficient, organized workplace while providing general support to the team. If you are looking for a role where you can utilize your advanced analytical ability, independent judgment, creativity, and problem-solving skills, this is the perfect opportunity for you.

Responsibilities but not limited to:

• Provides general administrative support, as needed.
• Coordinates and performs multiple tasks while understanding the project principles and technical skills related to own work assignments.
• Produces/completes various work assignments requiring advanced analytical ability, independent judgment, creativity, and problem-solving skills.
• Assembles and analyzes confidential information, prepares reports/ presentations, agendas, and correspondence of varying degrees of complexity.
• Develops reports, presentations, tables, graphs, correspondence, and conducts light research using appropriate software.
• Coordinates special projects.
• Manages the supplier payment process, including purchase orders, purchase requisition reconciliation, invoice processing, and follow-up of related issues.
• Manages Corporate credit cards (p-Card and meeting card) and processes related expense reports.
• Maintains the Executive Directors' calendars and daily schedule, organizes meetings, and makes travel arrangements.
• Interacts with senior-level individuals both within and outside of the Company, locally and globally.
• Assists the Executive Director in tracking budgets, YTD reports, preparing accruals, as required. Opens purchase orders and ensures accuracy of invoices received and updates purchase order balances in a timely and accurate manner.
• Organizes departmental meetings and international visits as needed (including coordination of travel arrangement logistics).
• Maintains the database on absenteeism and vacation.
• Responsible to demonstrate full knowledge of and compliance with all our company's policies, including, but not limited to, our Company's Code of Conduct, "Our Values and Standards".

Qualifications, Skills & Experience

Required

• Completed College degree in Office Technology or its equivalent.
• More than five years of relevant experience.
• Advanced knowledge of Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) is essential.
• Knowledge of SAP/COMET.
• Language: Bilingual (French and English), written and oral.
• Professional communication skills in a remote/virtual and in-person environments.
• Able to work in a fast-paced environment with requests from multiple stakeholders with a range of people and understanding of cultural differences.
• Resourceful and autonomous.
• Excellent organizational and administrative skills to manage various office and location support activities.
• Strong ability to identify, enhance, and follow specific processes and procedures.
• Proven experience in maximizing the efficiencies of a business or organization.
• Proficiency in ensuring the correct functioning of facilities, office, and business support services.
• Strong problem-solving skills to identify and address issues in facilities and business support services.

Preferred

• Experience processing Corporate Credit Cards.
• SAP experience: Expense Reports, Purchase Orders and Payment Requests, Vendor Add Forms.

In line with our Company's Hybrid Workplace Strategy, this position will be performed through a combination of remote work and in-person (Kirkland Head Office) based on the nature of work to be done.

We are proud to be a company that embraces the value of bringing diverse, talented, and committed people together. The fastest way to breakthrough innovation is when diverse ideas come together in an inclusive environment. We encourage our colleagues to respectfully challenge one another's thinking and approach problems collectively. We are an equal opportunity employer, committed to fostering an inclusive and diverse workplace.

Search Firm Representatives Please Read Carefully
Merck & Co., Inc., Rahway, NJ, USA, also known as Merck Sharp & Dohme LLC, Rahway, NJ, USA, does not accept unsolicited assistance from search firms for employment opportunities. All CVs / resumes submitted by search firms to any employee at our company without a valid written search agreement in place for this position will be deemed the sole property of our company. No fee will be paid in the event a candidate is hired by our company as a result of an agency referral where no pre-existing agreement is in place. Where agency agreements are in place, introductions are position specific. Please, no phone calls or emails.

Employee Status:
Regular

Relocation:

VISA Sponsorship:

Travel Requirements:

Flexible Work Arrangements:
Hybrid

Shift:

Valid Driving License:

Hazardous Material(s):

Job Posting End Date:
10/24/2024
*A job posting is effective until 11:59:59PM on the day BEFORE the listed job posting end date. Please ensure you apply to a job posting no later than the day BEFORE the job posting end date.

Requisition ID:R300280