CHARGE BONNES PRATIQUES

Summary

Assurer l'intégralité de la gestion des dossiers relatifs à la loi d'encadrement des avantages (LEA) des collaborateurs siège de Novartis Pharma (RP, congrès, conventions ...) de la réception des éléments jusqu'à l'archivage et les soumettre pour déclaration ou autorisation aux instances ordinales compétentes conformément à la réglementation.

About the Role

Activités principales:

Vos responsabilités incluent, mais ne se limitent pas a :

• Conseil, accompagnement et formation des collaborateurs des différents services de l'entreprise
• Constitution, validation et dépôt des dossiers LEA qui lui ont été affectés:
S'assurer du respect de la réglementation. Vérifier le contenu des dossiers LEA : contrôle des éléments constitutifs, exactitude des pièces.

S'assurer de la conformité des dossiers (SOP LEA, P3, règles et position d'entreprise).
Informer la hiérarchie des dossiers problématiques et suivre les directives données.
Soumettre les dossiers LEA auprès des Ordres compétents et / ou ARS dans les délais requis par la réglementation

Suivi des dossiers

• Suivre les retours des instances ordinales : consulter les retours en ligne, réceptionner les retours.
• Communiquer les retours aux acteurs du processus et informer sa hiérarchie en cas de retours des Ordres compétents et/ou ARS

Archivage
Tenir à jour le classement des dossiers LEA et retours des instances
Assurer l'archivage des dossiers dans le respect des règles établies.

Relations internes et externes
Participer aux réunions de service et département.
Participer à des projets transverses au sein du service (formation, indicateurs, communication etc ..)
Assurer les relations avec les autres services de l'entreprise (service Congrès, service Marketing, département médical, ERC ...) afin d'optimiser la fluidité de la communication et la conformité des dossiers.

Assurer les bonnes relations avec les différents partenaires extérieures (Ordres Départementaux, Ordre National, ARS)

Indicateurs de performance clés (KPIs)

Qualité des dossiers

Recommandations ou refus pour soumission hors délais (nombre de dossiers complets arrivés dans les temps mais déposés hors délais)

Qualifications souhaitées

Niveau BAC ou expérience équivalente

Expérience professionnelle

Bonne maîtrise bureautique et des outils informatiques

Connaissance de son environnement de travail:

Connaissance de la réglementation LEA (Code de la santé Publique, code de l'EFPIA, dispositions déontologiques professionnelles du LEEM)

Connaissance des normes internes en matière de Réglementation (procédure P3, procédures internes et règles d'entreprise)

Connaissances des interlocuteurs externes (conseils de l'Ordre, essentiellement) et leurs systèmes de fonctionnement

Connaissance des acteurs internes associés au processus LEA

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Division
International

Business Unit
Innovative Medicines

Location
France

Site
Rueil-Malmaison

Company / Legal Entity
FR64 (FCRS = FR064) ADVANCED ACCELERATOR APPLICATIONS SA

Functional Area
Legal & Intellectual Property & Compl.

Job Type
Full time

Employment Type
Temporary (Fixed Term)

Shift Work
No