Project Documentation Controller

Hitachi Energy is a global technology leader that is committed to solving some of the biggest global challenges of our time by advancing a sustainable energy future for all. We are able to deliver on this great promise because we have great people who everyday work and innovate collaboratively across the globe.

As an employer, we operate in 90 countries with 45,000 people committed to ensuring they thrive and are empowered to deliver their best work as part of our Diversity 360 vision.

Your role :

Project Documentation controller's main mission is to be part of a project documentation team, and perform operational documentation management of project documentation deliverables.

Your responsabilities:

• Daily monitoring of project correspondance tool
• Storing and distribution of supplier documentation
• Storing and distribution of incoming Record of Reviews/Customer review feedback
• Preparing and sending transmittals of project documentation and record of reviews.
• Upload of documentation to customer's system when contractually required
• Monitoring and quality assurance of metadata
• Frequent follow-up of internal reviews of supplier documentation
• Handling the process of translation of project documentation
• Interface towards the printing company for printing installation documentation
• Handling the process of updating installation documentation
• Provide input to Project Documentation Manager when needed e g project status, issues etc

Your background:

• Work experience as Document Controller, Administrator, or similar, is available from your previous positions.
• Document controller skills and ability to see the big picture and prioritize based on strategic reasoning, are required.
• Proficient computer skills and experience from any document management system are advantageous.
• You are responsive and customer-oriented.
• As you are an engaged person who can speak up for your issues, you manage the work in a forward direction.
• You are structured, accurate and have a driving personality.
• You like working in a team as well as independently.
• Fluency in English and French is required, written and spoken alike, as you will be working as part of a global business.

Contrôleur de la documentation du projet H/F

Hitachi Energy est un leader technologique mondial qui s'est engagé à résoudre certains des plus grands défis mondiaux de notre époque en favorisant un avenir énergétique durable pour tous. Si nous sommes en mesure de tenir cette grande promesse, c'est parce que nous avons des gens formidables qui, chaque jour, travaillent et innovent en collaboration dans le monde entier.

En tant qu'employeur, nous sommes présents dans 90 pays et 45 000 personnes s'engagent à s'assurer qu'elles s'épanouissent et qu'elles ont les moyens de donner le meilleur d'elles-mêmes dans le cadre de notre vision Diversity 360.

Votre rôle :

Le contrôleur de la documentation du projet a pour mission principale de faire partie d'une équipe de documentation du projet, et d'effectuer la gestion opérationnelle de la documentation des livrables du projet.

Vos responsabilités :

• Suivi quotidien de l'outil de correspondance du projet
• Stockage et distribution de la documentation des fournisseurs
• Stockage et distribution des dossiers de révision entrants et des commentaires des clients.
• Préparation et envoi des transmissions de la documentation du projet et des comptes-rendus d'examen.
• Téléchargement de la documentation dans le système du client lorsque le contrat l'exige.
• Contrôle et assurance de la qualité des métadonnées
• Suivi fréquent des examens internes de la documentation du fournisseur
• Prise en charge du processus de traduction de la documentation du projet
• Interface avec l'imprimerie pour l'impression de la documentation d'installation
• Gestion du processus de mise à jour de la documentation d'installation
• Fournir des informations au responsable de la documentation du projet en cas de besoin, par exemple sur l'état d'avancement du projet, les problèmes rencontrés, etc.

Votre expérience :

• Vous disposez d'une expérience professionnelle en tant que contrôleur de documents, administrateur ou similaire, acquise dans le cadre de vos fonctions précédentes.
• Des compétences de contrôleur de documents et une capacité à avoir une vue d'ensemble et à établir des priorités sur la base d'un raisonnement stratégique sont nécessaires.
• Des compétences informatiques approfondies et une expérience dans un système de gestion de documents sont des atouts.
• Vous êtes réactif et orienté client.
• Vous êtes une personne engagée, capable de défendre vos intérêts, et vous gérez le travail dans le sens du progrès.
• Vous êtes structuré(e), précis(e) et avez une personnalité dynamique.
• Vous aimez travailler en équipe et de manière indépendante.
• La maîtrise de l'anglais et du français est requise, à l'écrit comme à l'oral, car vous travaillerez au sein d'une entreprise internationale.

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