Coordinateur de service et de pièces détachées/Service and Spare Parts Coordinator

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Information générale:

Notre groupe de service haute tension cherche à recruter un coordinateur de service et de pièces détachées. Sous la responsabilité du Field Services Manager, le coordinateur supervisera l'ensemble du processus de commande dans SAP, en veillant à l'exécution, à la facturation et à la satisfaction du client dans les délais impartis.

Responsabilités:

• Saisir les commandes clients dans SAP et créer des archives de documents de commande.
• Coordonner l'exécution des commandes avec les achats, les fournisseurs, la réception et l'expédition, le transporteur et les clients.
• Tenir à jour le carnet de commandes dans SAP.
• Pour les commandes de services sur le terrain, collecter les coûts (temps et dépenses), vérifier s'il y a des suppléments à facturer au client.
• Gérer, communiquer et archiver les documents de commande de manière complète et appropriée.
• En cas de modification de la commande, soumettre les modifications au client.
• Veiller à ce que les commandes des clients soient exécutées, livrées et facturées avant ou à la date de livraison contractuelle, et conformément aux exigences contractuelles.
• Tenir à jour les indicateurs de performance (respect des délais de livraison).
• Assurer le suivi des factures impayées.
• Assurer la satisfaction du client.

Qualifications:

• Maîtrise de l'anglais et du français, tant à l'oral qu'à l'écrit
• Connaissance de MS-Office et plus particulièrement d'Excel et de Word.
• Diplôme d'études secondaires générales ou de commerce.
• Volonté et rapidité d'apprentissage.
• Capable de gérer plusieurs commandes en parallèle.
• Proactivité et souci du détail
• Tact et diplomatie
• 2 ans d'expérience en gestion de commandes ou de projets ou en service à la clientèle
• Connaissance du logiciel SAP
• Connaissance de base de la logistique et du transport
• Connaissance des aspects contractuels et commerciaux dans un contexte de gestion des commandes
• Connaissance de Sharepoint pour la gestion des documents.

En savoir plus sur nous

Hitachi Énergie est le leader mondial en matière de technologie pour construire un avenir énergétique durable pour tous. Nous servons des clients dans les secteurs des utilités, de l'industrie et des infrastructures, avec des solutions et des services innovants sur toute la chaîne de valeur. Ensemble, avec nos clients et partenaires, nous faisons progresser ces technologies et permettons la transformation digitale nécessaire pour accélérer la transition énergétique vers un avenir neutre en carbone. Nous faisons progresser le système énergétique mondial pour qu'il devienne plus durable, agile, et sûr, tout en tenant compte des enjeux sociétaux, environnementaux et économiques. Hitachi Énergie a fait ses preuves et dispose d'une base installée inégalée dans plus de 140 pays. Notre siège social est situé en Suisse et nous employons environ 38 000 personnes dans 90 pays. Au cours de l'année fiscale 2020, nous avons généré un volume d'affaires d'environ 10 milliards de dollars, comme l'indique Hitachi. www.hitachienergy.com

Nous communiquerons seulement avec les personnes dont la candidature sera retenue.

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General Information:

Our High Voltage Service Group is looking to hire a Service and Spare Parts Coordinator. Reporting to the Field Services Manager, the Coordinator will oversee the complete order process in SAP, ensuring timely fulfillment, invoicing, and customer satisfaction.

Responsibilities:

• Enter sales orders into SAP and create order document archive.
• Coordinate order fulfillment with purchasing, suppliers, receiving and shipping, carrier, and customers.
• Keep order book up to date in SAP.
• For field service orders, collect costs (time and expenses), check if there are any extras to be billed to the customer.
• Manage, communicate, and archive order documents completely and appropriately.
• In the event of changes to the order, submit order changes to the customer.
• Ensure that customer orders are filled, delivered, and invoiced before or on contractual delivery dates, and in accordance with contractual requirements.
• Keep performance indicators up to date (on-time delivery)
• Follow up on unpaid invoices.
• Ensure customer satisfaction.

Qualifications:

• Functional oral and written English & French
• knowledge of MS-Office and more specifically Excel and Word.
• General college diploma or business degree
• Eager and quick to learn.
• Able to manage several orders in parallel.
• Proactivity and attention to detail
• Tact and diplomacy
• 2 years of experience in order or project management or customer service
• Knowledge of SAP software
• Basic knowledge of logistics and transportation
• Knowledge of contractual and commercial aspects in an order management context
• Knowledge of Sharepoint for document management.

More about us

Hitachi Energy is a global technology leader that is advancing a sustainable energy future for all. We serve customers in the utility, industry and infrastructure sectors with innovative solutions and services across the value chain. Together with customers and partners, we pioneer technologies and enable the digital transformation required to accelerate the energy transition towards a carbon-neutral future. We are advancing the world's energy system to become more sustainable, flexible and secure whilst balancing social, environmental and economic value. Hitachi Energy has a proven track record and unparalleled installed base in more than 140 countries. Headquartered in Switzerland, we employ around 38,000 people in 90 countries. In fiscal year 2020 we generated business volumes of around $10 billion USD as reported by Hitachi. www.hitachienergy.com

Only selected applicants will be contacted.

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